Obbligo fattura elettronica: tutti i dettagli

Sappiamo bene che ogni nuova normativa introdotta significa un dispendio di energie per comprenderne tutti i punti. Le documentazioni sono spesso poco chiare e confusionarie e questo non rende la vita facile a nessuno. La transazione dalle fatture cartacee a quelle elettroniche rientra in questa categoria e potrebbe spaventare molte persone, ma non vi è motivo di preoccuparsi: ci pensiamo noi a semplificarvi questo passaggio importante. Tutto quello che dovete fare è segnarvi i punti chiave che vi riportiamo.

Dal 1° gennaio 2019 subentra l’obbligo della fatturazione elettronica e questo significa che tutte le fatture emesse tra soggetti residenti o stabiliti in Italia (sia B2B, che B2C) dovranno avere forma elettronica. Tutti quelli che rientrano nel regime forfettario sono invece esenti da quest’obbligo. Parliamo di persone che svolgono un’attività d’impresa, arte o professione che possiedono alcuni requisiti particolari, che potete trovare sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Axerve aderirà a quest’obbligo e invierà solo fatture in formato elettronico. Vi riportiamo ora tutti i dettagli di questa legge, chiarendo ogni possibile dubbio in merito.

Differenze tra fatture elettroniche e cartacee

Generalmente possiamo subito vedere due differenze tra la fattura elettronica e quella cartacea:

• Deve essere scritta usando un pc, un tablet o uno smartphone.
• Va inviata elettronicamente al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

I dati da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi di quella cartacea, con la sola aggiunta dell’indirizzo telematico, ovvero l’indirizzo PEC dove il cliente vedrà recapitata la fattura.

Entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello dove è stata effettuata l’operazione è sempre possibile predisporre la fattura elettronica differita.

Vantaggi

L’obbligo della fatturazione elettronica elimina il consumo della carta, risparmiando così i costi di stampa, conservazione (eseguita ora gratuitamente aderendo all’apposito servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate) e spedizione dei documenti.

Grazie all’acquisizione della fattura sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language) è ora possibile velocizzare il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture. Si ottiene, quindi, una riduzione dei costi di gestione di tale processo e si eliminano possibili errori dovuti all’inserimento manuale dei dati. Si migliora anche l’efficienza dei rapporti commerciali tra fornitori e clienti, poiché è certa la data di emissione e consegna della fattura, che viene consegnata solo tramite SdI.

Cliente ed esercente troveranno sempre una copia della fattura elettronica inviata direttamente nell’area personale sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Come si scrivono le fatture elettroniche

Per compilare una fattura elettronica serve un pc, tablet o smartphone e un programma che permetta di compilare la fattura in formato XML. Si possono utilizzare programmi privati individuabili in internet, oppure far uso di quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Quest’ultima offre, infatti, 3 programmi:

1. Una procedura web che si trova sul portale dell’Agenzia “Fatture e Corrispettivi” (è richiesta una connessione a internet per usare questo servizio). Consente di scrivere una fattura elettronica nel formato XML e inviarlo al SdI.
2. Un software scaricabile su pc direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate (non è richiesta una connessione a internet per usare questo programma). Consente solo di scrivere la fattura, poiché è usabile senza connessione dati. Una volta compilata la fattura, si può salvarla su pc e trasmetterla attraverso il portale dell’Agenzia, oppure inviarla come allegato al messaggio PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
3. Un’App (chiamata FatturAE) per smartphone e tablet, scaricabile dagli store Apple o Android (è richiesta una connessione a internet per usare questa App). Consente sia la scrittura che l’invio della fattura elettronica al SdI. Per accedere all’App basta usare le stesse credenziali e partita Iva usate per il portale “Fatture e Corrispettivi”.

Come si inviano le fatture elettroniche al cliente

Una volta ottenuto il file XML della fattura elettronica bisogna inviarlo al SdI. Queste sono quattro modalità che potete utilizzare:

1. Il servizio online presente sul portale, che consente di caricare il file XML direttamente dal pc.
2. L’App FatturAE messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
3. Si può inviare il file della fattura come allegato al messaggio PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
4. È possibile usare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI (questa procedura è rivolta a quegli operatori capaci di gestire con continuità il sistema informatico collegato al SdI e che devono trasmettere un numero consistente di fatture elettroniche).

Sistema di Interscambio (SdI)

Una volta ricevuto il file della fattura elettronica l’SdI esegue alcuni controlli e, se questi controlli hanno esito positivo, l’SdI provvede a mandarlo all’indirizzo telematico riportato nella fattura. Invia inoltre una ricevuta di consegna dove sono riportare data e ora ufficiali della consegna. Un duplicato della fattura è sempre disponibile nell’area riservata del portale. L’SdI è solitamente veloce e i tempi di attesa per controlli e consegna possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni.

Nel caso in cui i controlli abbiano esito negativo l’SdI invia al soggetto un file con ricevuta di scarto, dove spiega il motivo per cui la fattura elettronica è stata rifiutata. Il file viene inviato alla medesima PEC o canale telematico dal quale è stata mandata la fattura elettronica e sarà inoltre disponibile sul portale dell’Agenzia, nell’area personale. Dopo aver ricevuto questo file bisogna correggere gli errori riportati nella fattura inviarla nuovamente al SdI.

Come si conservano le fatture elettroniche

Per legge chi emette o riceve una fattura elettronica ha l’obbligo di conservarla elettronicamente. Ovviamente non si parla della semplice memorizzazione del file su pc, ma è richiesto un processo regolamentato dalla legge. Il processo di conservazione elettronica a norma è solitamente fornito da operatori privati certificati che potete individuare in internet. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione elettronica per tutte le fatture emesse e ricevute attraverso l’SdI. Potete accedere a questo servizio tramite l’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” cliccando sul link “Accedi alla sezione conservazione”.

Portale Fatture e Corrispettivi

Questo portale è stato predisposto dall’Agenzia delle Entrate per facilitare l’accesso ai vari servizi resi disponibili per la fatturazione elettronica. Possono accedervi i singoli utenti titolari di partita Iva, che hanno acquisito le credenziali SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale) oppure che sono in possesso di una Carta Nazionale dei Servizi o delle credenziali Fisconline/Entratel rilasciate dall’Agenzia delle Entrate. È inoltre possibile delegare un intermediario per accedere all’area riservata e utilizzare per proprio conto i numerosi servizi.

Trovate il link per accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” nella home page del sito www.agenziaentrate.gov.it, all’interno dell’area “Fatture elettroniche e Corrispettivi”. Una volta cliccato sul link dovrete selezionare il profilo desiderato. Vi sono quattro possibilità, in base a se si vuole accedere ai servizi relativi alla propria partita IVA (in questo caso selezionate “Me stesso”), se si opera per conto dell’azienda (“Incaricato”), se si è ricevuta una delega come intermediario dal proprio cliente titolare di partita Iva (“Delega diretta”), oppure se si opera come tutore del soggetto titolare di partita Iva (“Tutore”).

Axerve produce questo contenuto senza pretesa di completezza né di attualità delle informazioni riportate. Questo articolo ha il solo scopo di fornire indicazioni utili sul tema trattato e non è da considerarsi guida esaustiva quanto piuttosto un vademecum. Se vuoi segnalarci una correzione contattaci attraverso i nostri social network.