POS Virtuale: cos’è, a cosa serve e come funziona

L’espressione POS Virtuale, in determinati contesti, può avere due interpretazioni

L’accezione più comune e che approfondiamo in questo articolo si riferisce al POS Virtuale inteso come piattaforma di gestione di pagamenti per siti Ecommerce. Esistono alcuni sinonimi come POS online, Virtual POS, POS Ecommerce e piattaforma Ecommerce per riferirsi allo stesso concetto. Il secondo significato, meno comune, fa riferimento allo strumento che permette di gestire pagamenti a distanza inserendo i dati di carta del cliente al suo posto, previa ricezione di un ordine di pagamento via telefono o email. In gergo tecnico queste tipologie di incasso si chiamano M.O.T.O. (mail order telephone order) o ad inserimento manuale del PAN e possono avvenire direttamente su un POS fisico o tramite dashboard digitali.

Per gestire pagamenti a distanza esistono anche soluzioni alternative, che uniscono i vantaggi dei pagamenti online a quelli legati alle attività di un Punto Vendita. Se vuoi approfondire questo metodo di pagamento, puoi visitare la pagina dedicata di Axerve Pay by Link.

Cos'è e a cosa serve il POS Virtuale: tutti i vantaggi

Il POS Virtuale (o POS Online) è lo strumento essenziale per trasformare un semplice sito vetrina, cioè un sito internet con il solo scopo di presentare l’azienda e i suoi prodotti o servizi, in uno dedicato alla vendita. È un servizio imprescindibile per chiunque voglia vendere online prodotti o servizi tramite il proprio sito web o da un’altra piattaforma digitale (ad esempio un’app), magari per affiancarlo ad altri canali di vendita più tradizionali.

Il POS online ha alcuni vantaggi che, rispetto agli strumenti di pagamento tradizionali dell’offline, lo rendono più flessibile:

Zero manutenzione o guasti
Il POS fisico tradizionale è un oggetto e come tale può capitare che si guasti, anche solo per una caduta accidentale, e in molti di questi casi è necessario l’intervento di un tecnico o addirittura la sostituzione del terminale. Il POS Virtuale non può rompersi perché immateriale e la sua manutenzione viene fatta centralmente senza la necessità di attendere interventi nel punto vendita. In più, il Virtual POS viene aggiornato costantemente, integrato di nuove funzioni, migliorato insomma per rispondere tempestivamente a tutte le esigenze che riguardano l’ambito degli incassi.

Offerta maggiore di molti sistemi di pagamento
Vendere tramite piattaforme digitali oggi significa dare ai propri clienti molte più opportunità di pagamento, rendendo l’esperienza d’acquisto più personalizzata. Se è vero che alcuni pagamenti digitali alternativi alle carte sono disponibili anche per i terminali fisici, ad esempio Alipay e WeChat Pay, online le opportunità si moltiplicano. Esistono centinaia di pagamenti alternativi molto utilizzati in Italia e nel mondo, e sempre più spesso vengono preferiti agli strumenti più tradizionali, perché diventati di uso comune in un determinato Paese: pensiamo ad Unionpay per la clientela cinese, o perché più indicati per determinate esigenze, possiamo citare MyBank che non ha limiti di importo ed è quindi ideale per il mondo B2B.

Gestione dei pagamenti a distanza
Uno dei vantaggi delle piattaforme digitali è che sono potenzialmente disponibili sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo. Da tempo, le esperienze d’acquisto stanno perdendo sempre più i tratti distintivi tipici del negozio e del commercio elettronico, per convergere in un customer journey in cui il consumatore si aspetta di potersi muovere tra touch point fisici – negozi, totem e chioschi – e digitali, come siti Ecommerce, app, cataloghi online. Il POS Virtuale ha l’enorme vantaggio di non richiedere la presenza fisica del cliente nel punto vendita, che soprattutto in questo periodo, cerca sempre più spesso esperienze di acquisto che sappiano fondere i vantaggi dell’offline e dell’online.

Cosa è necessario per attivare un POS Virtuale

I sistemi di pagamento sono regolamentati a livello nazionale ed Europeo e per accettare pagamenti digitali è necessario avvalersi di soluzioni e strumenti certificati, sia per i POS fisici che per quelli virtuali. Proprio per questo motivo l’attivazione è vincolata ad alcuni criteri e segue regole definite che devono essere rispettate da tutti gli attori coinvolti.

Per finalizzare una pratica di attivazione sono necessari informazioni e documenti relativi all'azienda richiedente, come la partita IVA, documentazione di bilancio ed informazioni specifiche sui titolari effettivi, solo per citarne alcuni. Ogni PSP - Payments Service Provider – può richiedere documentazione aggiuntiva in base alle specificità della società interessata al servizio e comunque sempre in ottemperanza alle normative vigenti.

Come funziona un POS Virtuale

Una volta richiesto e attivato il servizio, è necessario collegare il gateway di pagamento – la piattaforma – al sito web. Esistono diverse modalità per farlo e possono variare a seconda di chi fornisce il servizio e in base a come è stato sviluppato il sito web. Per facilitare l’integrazione del POS Virtuale, spesso vengono messi a disposizione documentazione tecnica e plugin per semplificare il collegamento a siti sviluppati con l’ausilio di CMS (Content Management Systems).

A questo punto tutto è pronto per incassare. Dal sito Ecommerce, dall'app o da un’email inviata dall'esercente, il cliente clicca sul pulsante per pagare e viene rimandato ad una pagina – più o meno personalizzata dal merchant a seconda della piattaforma scelta - contenente le informazioni relative al pagamento e i campi per inserire i dati della carta o quelli relativi al sistema di pagamento di sua preferenza.

Una volta confermato, nel caso per esempio di un acquisto fatto con carta di credito, parte un flusso informatico che, per il tramite della banca che gestisce la movimentazione finanziaria (Acquirer), arriva all'istituto finanziario che ha emesso la carta (Issuer) il quale, verificate una serie di informazioni – ad esempio capienza e validità dello strumento usato per pagare – risponde con esito positivo o negativo che, ripercorrendo il flusso inverso, viene mostrato all'acquirente, il tutto in pochissimi secondi.

Costi di attivazione, di gestione e commissioni

I costi del POS Virtuale variano a seconda dei modelli di business dei singoli PSP e delle caratteristiche e funzionalità scelte dall'esercente in fase di richiesta.

Possiamo identificare però delle categorie di costi comuni a tutti o quasi i player di settore:

Costi fissi di setup
Di prassi, sono costi una tantum richiesti per l’attivazione del servizio. Possono essere anche più di uno nel caso venga offerta la possibilità di aggiungere servizi aggiuntivi per personalizzare l’esperienza di checkout.

Canoni o costi variabili sul transato
L’uso della piattaforma prevede molto spesso dei canoni o dei costi variabili sul transato. Anche in questo caso, possono variare a seconda del tipo di piattaforma e da quanti e quali servizi opzionali vengono attivati.

Commissioni sul transato
Possono essere fisse, variabili o una combinazione di entrambe. Non solo, possono essere regressive all'aumentare del transato o diverse a seconda del tipo di carta (tipicamente le carte intestate a persona fisica hanno costi inferiori rispetto a quelle aziendali o a quelle emesse in paesi al di fuori dell’Unione Europea).

Altri costi
È possibile che vengano applicati costi ulteriori. Ad esempio, costi sul tasso di cambio nel caso di pagamenti in valuta diversa dall'euro, commissioni fisse o variabili per pagamenti alternativi o altre categorie definite dal PSP.

Quanto appena esposto è una disamina di costi e criteri di applicazione degli stessi fatta sulla base della nostra conoscenza del mercato internazionale; è sempre bene valutare con attenzione quale offerta sia più conveniente e adeguata al proprio business.

In definitiva il POS Virtuale è uno strumento essenziale per incassare con un Ecommerce ma è ideale anche per essere affiancato al POS tradizionale nel Punto Vendita, perché offre ulteriori strumenti per soddisfare i consumatori, che nel contesto storico che stiamo vivendo stanno accelerando verso un’esperienza di acquisto sempre più omnicanale.